西吉县人民政府

关于印发《西吉县医疗保障局行政执法案卷管理和评查制度》的通知

局属办公室,医保服务中心:

经西吉县医疗保障局第六次党组会议研究审定,现将《西吉县医疗保障局行政执法案卷管理和评查制度》印发,请认真贯彻执行。

第一章 总则

第一条 为进一步规范本局行政执法行为,提高行政执法水平,完善行政执法案卷管理,根据有关法律、法规、规章的规定,结合实际,制定本制度。

第二条 本局行政执法案卷管理、检查、评议等工作适用本制度。

第三条 本办法所称行政执法案卷,是指本局行政执法机构在作出行政处罚、行政检查、行政强制等具体行政行为过程中整理归档形成的执法记录、证据材料、执法文书等卷宗材料。

第二章 案卷管理

第四条 行政执法机构应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档制度;同时配备具有一定专业知识、工作责任心强的专职(兼职)案卷管理人员,负责本科室的案卷管理工作。专职案卷管理人员应当履行下列职责:

(一)指导立卷责任人的立卷和归档工作;

(二)负责案卷的接收、审核、保管、统计和利用工作;

(三)对本科室库存档案进行鉴定,分类,制作案卷目录,编制电子版目录,方便查找利用;

(四)按照规定定期移送本局档案室或者同级档案馆;

(五)与案卷管理有关的其他工作。

第五条 行政执法机构应当根据行政执法活动的实际,将所形成的下列记录归档:

(一)行政处罚,包括行政处罚决定书、立案材料、各种证据材料、限期改正通知书、听证材料、拟行政处罚的审查意见、拟行政处罚告知书、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款的材料、行政复议或诉讼材料等;

(二)行政强制,包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封(扣押)或解除查封(扣押)清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或诉讼材料等;

(三)行政检查,包括现场检查记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施、反馈意见、合法性审查意见等。

第六条 行政执法档案应当装订成卷,实行“一案一卷、一卷一号”原则。行政执法案卷主要包括以下内容:

(一)案卷封面;

(二)案卷目录;

(三)行政(处罚等)决定书及其送达回证;

(四)对行政执法相对人作出的其他各类行政执法文书及送达回证(按办案时间顺序排列);

(五)当事人提交的有关材料;

(六)局内部行文材料(批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后);

(七)行政决定执行情况相关证明材料;

(八)其他应当归档的材料;

(九)案卷封底。所有案卷材料应当使用原件,没有原件的应将复印件签并加盖相关部门审核印章。

第七条 行政执法档案的卷内材料应当按排列顺序,采用阿拉伯数字依次编写页码,并统一在每页材料正面的右上角、背面的左上角编上页号。空白页、案卷封面、卷内文件目录、卷底不编页码。

第八条 行政执法案卷的封皮,应当用碳素墨水或蓝黑墨水书写逐项填写清楚,字迹应当工整、清晰,也可以用电脑打印;案卷题名应当简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练。

第九条 行政执法案卷的目录应当按规定的格式逐件填写,材料的题名不得更改和简化;没有题名应当拟定题名。卷内文件目录放在卷首。

第十条 行政执法的有关记录由行政执法单位在结案后两个月内归档。

第十一条 行政执法案卷涉及秘密事项的应当保密,并按照保密规则加以管理。

第十二条 行政执法单位对归档的案卷,应当按照便于保管、方便利用的原则进行分类整理、排列和保管,并编制电子检索目录,满足案卷利用的需要。

第十三条 利用行政执法案卷,应当按有关规定办理手续,利用结束后,应当及时归还。任何单位和个人不得在案卷上涂改和作文字标记。

第十四条 行政执法案卷应实施妥善保管及定期销毁制度。保管期限分为永久和定期。除重大行政执法活动的案卷保管期为永久外,其他行政执法案卷保管期为30年。销毁失去保存价值的行政执法案卷,应当填写销毁清册,经单位负责人批准后,由至少两人在指定地点销毁,并在销毁清册上签名。

第三章 案卷评查

第十五条 行政执法案卷实行评查制度,执法机构自查为主,评查小组专项评查为辅。评查小组由分管法制工作的局领导担任组长,成员为法规科科室人员,办公室设在法规科,负责具体工作事宜。

第十六条 各执法部门应不定期对本部门案卷开展自查,以确保规范。局评查小组应每年进行一次专项评查。

第十七条 专项评查原则上以查阅卷宗为主,评查小组也可以进行询问并听取汇报。查阅案卷以随机抽查方式进行,实际案卷少于10件的按实际数量检查。

第十八条 行政执法案卷评查的主要内容有:

(一)主体合法

1.行政执法主体是否具有行政执法职能;

2.行政执法主体是否具有从事该项行为的法定权限,有无越权;

3.行政执法主体是否具有执法资格,是否取得行政执法证件,有没有无行政执法资格的工作人员参与行政执法活动;

4.是否具有违法行政执法主体资格规定的其他行为。

(二)事实清楚、证据充分

1.法律事实、条件、情节认定准确;

2.主要证据充分、有效。

(三)适用的法律法规正确

1.实施行政执法行为的依据现行有效;

2.实施行政执法行为的依据条文准确;

3.行政处理决定是否公平、公正、合理。

(四)程序合法

1.按照立案(受理)、调查、审查、决定、送达、执行的步骤、顺序实施行政执法权;

2.行政执法决定前听取行政相对人陈述和申辩;

3.符合听证条件的,告知行政相对人听证权,当事人要求听证的,依法举行听证;

4.依法应当已送其他机关的案件必须移送。

(五)执法文书规范文书规范标准县卷内文书的基本要素是否齐备、规范。卷宗材料是否齐全,立卷归档是否及时,装订规范。

第十九条 对行政执法案卷评查过程中发现的违法违纪行为,由纪检监察部门按照有关规定处理。

第二十条 本制度自发布之日起施行。

西吉县医疗保障局

2024年5月16日